Si estás llevando adelante un espacio independiente de música en vivo no vamos a decir nada que no sepas. La idea no es enseñarte como hacerlo, mucho menos creer que tenemos la data posta. Simplemente vamos realizar una guía práctica con datos e informaciones que colaboren en enriquecer nuestro sector, poner palabras a esas cuestiones que no hacíamos tiempo en analizarlas o que quizás nunca tuvimos en cuenta.

Si algo tiene el rubro es la enorme diversidad de espacios, con múltiples propuestas, cada uno es llevado adelante con su propia administración y en contextos diferentes.

Esta guía práctica está destinada a aquellos propietarios o administradores de espacios como así también a esos interesados en abrir y gestionar una sala de conciertos, tratando de proporcionales tanto orientación práctica como también materiales de inspiración.

  • Cómo deben ser las instalaciones
  • Servicios que puede ofrecer
  • Posicionamiento en la industria musical
  • Relación con los artistas
  • Promoción de conciertos
  • Hacer que el lugar sea único
  • Licencias y cumplimiento normativo
  • Análisis del negocio y revisión de estrategias
  • Gestión financiera
  • Ser un buen vecino
  • Información útil y vital

Cómo deben ser las instalaciones.

Hace no mucho tiempo atrás podías encontrarte viendo una banda emergente en un antro oscuro emplazado en una vieja casona sin puertas, rodeado de humo espeso, no hacia falta una máquina para eso, con parlantes desconados subidos a cajones de birra la banda invitaba al pogo. Los encargados del lugar estaban tan puestos como vos cruzando los dedos de que no caiga la policía. Gracias a estos antros tuvimos increíbles bandas!.

Bueno, ahora la cosa está un poquito distinta. Hoy un espacio cultural se comunica con les amigues y chiques a través de instagram, la consigna es no ofender a nadie. Claro está que la escena se va adaptando junto a los cambios de época. Hoy los espacios y salas de concierto deben tratar de la mejor manera posible a su público, sino pierde. A su vez, todo el sector debe actuar en sintonía para jerarquizar la escena, hemos aprendido a los golpes que una cagada que se manden los que hacen las cosas mal, pagan hasta los que hacen las cosas bien.

Entonces, para que una sala de conciertos tenga éxito, es importante que cuente con instalaciones que satisfagan las necesidades tanto de los artistas como del público.

  1. Buena acústica: La calidad del audio es crucial. Debe contar con un diseño acústico adecuado que permita una experiencia auditiva excepcional para el público y facilite el desempeño de los artistas.
  2. Equipamiento técnico: Debe contar con equipos de sonido e iluminación de calidad, así como con personal técnico capacitado. Esto garantiza que los conciertos se desarrollen sin problemas y la experiencia del público sea con la mejor calidad posible.
  3. Capacidad y comodidad: La sala debe tener una capacidad adecuada para el tipo de conciertos que se van a realizar, una distribución que permita una buena visibilidad desde todas las ubicaciones.
  4. Backstage y camarines: Es importante contar con áreas backstage adecuadas para que los artistas puedan prepararse antes de los conciertos y descansar después de ellos. Esto incluye camarines, áreas de descanso y baños privados.
  5. Accesibilidad: La sala debe ser accesible para personas con discapacidad, con rampas y baños adaptados.
  6. Seguridad: Debe contar con medidas de seguridad adecuadas para proteger a los asistentes, los artistas y las instalaciones. Esto incluye personal de seguridad y planes de evacuación en caso de emergencia.
  7. Ambiente atractivo: La sala debe tener un ambiente agradable y acogedor que invite a los asistentes a disfrutar del concierto. Esto incluye una buena decoración, iluminación adecuada y una atmósfera general positiva.

Servicios que puede ofrecer.

Un espacio cultural o sala de concierto puede y debe ofrecer una variedad de servicios para complementar sus eventos, proporcionar ofertas tanto al público como a posibles clientes privados que generan rentabilidad, incluso mayor a la realización de espectáculos.

Programación de shows:

A eso vinimos. Organización y presentación de una variedad de shows en vivo, que pueden incluir actuaciones de artistas locales, nacionales e internacionales de diversos géneros musicales.

Alquiler de espacio:

Ofrecimiento de la sala como espacio para eventos privados, ensayos, grabaciones, o también como lanzamientos de productos, fiestas corporativas o celebraciones privadas. No esquives nada que genere plata.

Servicios técnicos:

Provisión de servicios técnicos, sonido e iluminación, personal técnico y asistencia técnica para shows fuera de la sala.

Hospitalidad:

Ofrecimiento de servicios de hospitalidad, como camarines para artistas, catering para eventos y servicios de bar para los asistentes.

Educación:

Organización de programas educativos, talleres y clases para promover la educación musical y apoyar a artistas emergentes.

Eventos especiales:

Organización de eventos especiales, como festivales de música, conciertos a beneficio o eventos de recaudación de fondos.

Contenidos, promoción y marketing:

Generación de contenidos, promoción de eventos a través de diferentes canales, como redes sociales, publicidad y colaboraciones con otros medios de comunicación.

Venta de merch:

Venta de merch relacionada con los artistas y eventos, como discos, camisetas y otros productos.

Posicionamiento en la Industria.

Dar a conocer una sala de conciertos en la industria musical puede ser un proceso gradual que requiere una estrategia bien pensada y constante. Tanto en la escena local como en la nacional se debe trabajar para ser una de las primeras opciones a la hora de elegir realizar un evento en la ciudad, sea por su capacidad, ambiente, técnica, o experiencias anteriores.

Una banda que la pasa bien se convierte en embajadora de tu espacio cuando sale de gira por el país. Posicionarte bien en la industria hará que quieran laburar con vos.

Marketing digital: Utiliza las redes sociales y el marketing por correo electrónico para llegar a tu audiencia y agencias. Publica contenido relevante, como fotos y videos de conciertos pasados, anuncios de próximos eventos y contenidos con artistas.

Colaboraciones y alianzas: Trabaja en colaboración con artistas locales y nacionales, así como con otras salas de conciertos para compartir giras, productores y medios de comunicación para ampliar tu alcance y atraer a nuevos públicos.

Publicidad: Inverti en publicidad, como anuncios en redes sociales, medios locales y colaboraciones con medios de comunicación especializados en música.

Programación atractiva: Asegúrate de tener una programación diversa y atractiva que convoque a diferentes tipos de audiencias. Esto puede incluir una mezcla de géneros, artistas emergentes y eventos.

Experiencia del cliente: Ofrece una experiencia excepcional a tus asistentes, desde la calidad del sonido hasta la comodidad de las instalaciones y la atención. Las experiencias positivas generan recomendaciones boca a boca y fidelizan a tu audiencia.

Presencia en eventos y festivales: Participa en eventos y festivales musicales para dar a conocer tu sala de conciertos a una audiencia más amplia y conectarte más con la industria musical.

Relaciones públicas: Trabaja en construir relaciones con medios de comunicación, periodistas y generadores de contenidos para obtener cobertura de tus eventos y aumentar tu visibilidad.

Programas de fidelización: Implementa programas para recompensar a tus asistentes habituales y fomentar la lealtad a tu sala de conciertos.

Acá es importante ser creativo y estar abierto a probar diferentes enfoques para encontrar lo que mejor funcione para tu sala y tu audiencia.

Relación con los artistas.

La relación que establezcas entre tu sala de conciertos y los artistas que actúan en ella es crucial para el éxito de ambos. Hay muchas idas y venidas en esta relación, quizás la más tensa sea con los artistas de tu localidad, sobre todo en aquellos que desean actuar en tu escenario pero que no cuentan con garantías de convocatoria de público o que su propuesta no cuadra en tu programación. Por eso es importante establecer de ante mano como será el vinculo con el sector artístico para evitar llegar a situaciones que no sumen.

Es fundamental mantener una comunicación abierta y transparente con los artistas desde el primer contacto hasta después de la actuación.

Proporcionar detalles claros sobre el horario, el equipo disponible, las expectativas y cualquier otro aspecto relevante del evento.

Ofrecer un ambiente acogedor y profesional para los artistas.

Asegurarse de que haya un camarín o reservado cómodo, bebidas y cualquier otra necesidad para que se sientan valorados y a gusto.

Garantizar que el equipo técnico y de sonido esté en perfectas condiciones y sea adecuado para el tipo de actuación.

Contar con un técnico de sonido estable que pueda asistir a los artistas durante las pruebas de sonido y el espectáculo.

Asegurar que los términos del contrato sean justos y claros, incluyendo la remuneración y cualquier otro acuerdo financiero.

Respetar los términos acordados.

Colaborar con los artistas en la promoción del evento, utilizando las redes sociales, la prensa local y cualquier otro canal disponible.

Asegurarse de que los artistas tengan acceso a los materiales promocionales necesarios para atraer al público.

Después del evento, solicitar feedback a los artistas para mejorar futuros eventos.

Construir relaciones a largo plazo basadas en la confianza y el respeto mutuo, lo que puede llevar a colaboraciones futuras exitosas.

Reforzar estos puntos aseguran que los artistas se sientan respetados y valorados, lo que puede traducirse en mejores shows y una mayor disposición para actuar nuevamente a futuro.

Promoción de Shows.

La promoción y difusión es esencial para asegurar una buena asistencia y el éxito del evento. Ante un show de escasa convocatoria este ítem será el más señalado por todos los que participaron de la producción. Por eso es vital dejar en claro que lo que falló no fue a causa de la promoción.

Calendario de Promoción: Establecer un calendario detallado para la promoción del concierto, comenzando varias semanas antes del evento. Esto incluye el lanzamiento en redes sociales, sorteos y cualquier otro recurso.

Plataformas Clave: Utilizar redes como Facebook, Instagram, X y TikTok para llegar a diferentes audiencias.

Contenido Atractivo: Crear contenido visual y atractivo, como imágenes, videos y clips de los artistas para captar la atención del público.

Sinergia Promocional: Trabajar con los artistas para que también promuevan el evento en sus propias redes sociales y canales de comunicación.

Material Promocional: Proporcionar a los artistas materiales promocionales (flyers, posters, gráficos para redes sociales) que puedan compartir con sus seguidores.

Medios de Comunicación Locales: Contactar a la prensa local, radios, webs y generadores de contenidos para que cubran el evento.

Publicidad en la Comunidad: Colocar posters y flyers en lugares estratégicos de la ciudad, como cafeterías, tiendas de música y universidades. Old School.

Descuentos y Paquetes: Ofrecer descuentos por compra anticipada, entradas grupales y promociones especiales para atraer a más personas.

Concursos y Sorteos: Organizar concursos y sorteos en redes sociales para generar interés y participación.

Bases de Datos: Utilizar una lista de correos electrónicos para enviar newsletters con la promoción del show.

Mensajes Personalizados: Enviar correos personalizados a seguidores y asistentes frecuentes para mantenerlos informados y entusiasmados.

Colaboraciones Locales: Establecer alianzas con negocios locales y organizaciones que puedan ayudar a promover el evento.

Patrocinios y Apoyo: Buscar patrocinadores locales que estén interesados en apoyar el evento y puedan contribuir con recursos o promoción adicional.

Monitoreo de Resultados: Evaluar el éxito de las campañas promocionales mediante el seguimiento de métricas como el alcance en redes sociales, la cantidad de entradas vendidas y la participación del público.

Ajustes en Tiempo Real: Estar preparado para ajustar las estrategias promocionales en función de los resultados y el feedback recibido.

Estas estrategias aseguran una promoción coordinada, maximizando la visibilidad del evento y atrayendo a una audiencia amplia y diversa.

Hacer que el lugar sea único.

Si, tu espacio es parte de la comunidad y debe integrarse de la mejor manera posible. Esto se traduce en implementar acciones para que la opinión pública tenga una imagen positiva de tu espacio y de gran importancia en la vida cotidiana de los vecinos. A veces con pequeñas iniciativas se logran resultados positivos.

Temática: Considerar un tema o concepto que haga que el local se destaque y sea memorable para los asistentes.

Servicio al Cliente Excepcional: Ofrecer un servicio al cliente excepcional que haga que los visitantes se sientan valorados y bienvenidos.

Interacciones Personalizadas: Personalizar las interacciones con los clientes para crear una experiencia más cercana y significativa.

Diversidad de Eventos: Programar una diversidad de eventos que atraigan a diferentes segmentos de la audiencia y mantengan el interés constante.

Eventos Temáticos y Especiales: Organizar eventos temáticos y especiales que ofrezcan algo nuevo y emocionante a los asistentes.

Colaboraciones con Artistas Locales: Trabajar estrechamente con artistas locales y emergentes para ofrecer una plataforma para nuevos talentos.

Alianzas: Establecer alianzas con negocios locales y organizaciones comunitarias para fortalecer la presencia del local en la comunidad.

Uso de Tecnología: Implementar tecnología para mejorar la experiencia del cliente, como sistemas de sonido de alta calidad, iluminación creativa y herramientas de interacción digital.

Presencia Online: Mantener una fuerte presencia en redes sociales para atraer a un público más amplio y mantener la comunicación con los asistentes.

Involucrar a la Comunidad: Involucrar activamente a la comunidad local en la planificación y ejecución de eventos para asegurar que el local se convierta en un punto focal de la vida cultural local.

Proyectos y Actividades: Organizar proyectos y actividades que beneficien a la comunidad y refuercen el vínculo entre el local y su entorno.

Prácticas Sostenibles: Implementar prácticas sostenibles y ecológicas en la gestión del local para atraer a una audiencia consciente del medio ambiente.

Responsabilidad Social: Demostrar responsabilidad social a través de iniciativas y colaboraciones que apoyen causas importantes de tu ciudad.

Habilitación y cumplimiento normativo.

Necesitamos que tu espacio cumpla con todas las normativas y habilitaciones comerciales de acuerdo a lo que establecen las ordenanzas de tu localidad. Es indispensable que todo el sector sea responsable y este sujeto a ellas, de nada sirve hacerse el rebelde o el clandestino, hacer caso omiso resulta potencialmente peligroso, no sólo para tu espacio, sino que estarás exponiendo a tu público y artistas a situaciones de riesgo que indefectiblemente repercutirá en todo el sector de espacios culturales. Sabemos que hay situaciones en que las inspecciones municipales pueden resultar ridículas, y que por momentos te sientas perseguido por el municipio, por eso es fundamental que pongas especial atención a todas las normativas vigentes y tengas todo dentro de lo que exigen las ordenanzas. No des motivos a que labren actas.

Habilitación del Espacio: Es esencial obtener una licencia de funcionamiento que permita operar comercialmente.

Licencia de Espectáculos: Dependiendo de la jurisdicción, puede ser necesaria una licencia anexa y específica para realizar espectáculos.

Expendio de Alcohol: Si vas a vender bebidas alcohólicas, se debe obtener los permisos correspondientes.

Normativas de Seguridad: Cumplir con todas las normativas de seguridad, incluyendo la capacidad máxima de ocupación, salidas de emergencia, y equipos contra incendios.

Regulaciones Sanitarias: Asegurar que todas las instalaciones, especialmente los baños y áreas de servicio de alimentos y bebidas, cumplan con las regulaciones sanitarias.

Control de Ruido: Respetar las normativas locales sobre niveles de ruido y horarios de funcionamiento para minimizar molestias a los vecinos.

Vigencia y Renovación: Estar al tanto de la vigencia de la habilitación y realizar los trámites necesarios para su renovación antes de que expiren.

Actualizaciones Regulatorias: Mantenerse informado sobre cualquier cambio en las regulaciones locales, regionales o nacionales que puedan afectar la operación.

Colaboración: Colaborar con las autoridades y mantener una comunicación abierta para resolver cualquier cuestión relacionada con licencias y habilitaciones.

Inspecciones: Prepararse para inspecciones regulares y cumplir con cualquier requisito o recomendación que puedan surgir de las mismas.

Estas directrices aseguran que tu espacio opere legalmente y en conformidad con todas las regulaciones aplicables, lo que no sólo evita problemas legales, sino que también contribuye a la seguridad de los clientes y la comunidad. Nadie te impide que prefieras mantener tu imagen rebelde en el under con eventos clandestinos anti sistema, pero recomendamos firmemente que le des un marco legal, por el bien de todos.

Análisis del negocio y revisión de estrategias.

Si nunca realizaste el plan de negocios de tu espacio te sugerimos que descargues el manual práctico que elaboramos para que puedas tener una guía de referencia. Si ya tenes establecida tu línea de negocios puede ayudarte a reforzar ideas o vislumbrar cambios en las estrategias, no sólo hay que mantenerse viable económicamente, sino que también se debe evolucionar y mejorar continuamente, ofreciendo así una mejor experiencia al público y aumentar tus ingresos.

Ingresos y Gastos: Revisar regularmente los ingresos y gastos para entender la salud financiera del local.

Presupuestos: Establecer y seguir presupuestos detallados para diferentes áreas del negocio, como marketing, mantenimiento y personal.

Identificar y monitorear indicadores de desempeño que reflejen el éxito del espacio, como la asistencia, ventas de entradas, ventas en barra y satisfacción del cliente.

Análisis de Tendencias: Analizar tendencias a lo largo del tiempo para identificar patrones y áreas a mejorar.

Investigación de la Competencia: Evaluar regularmente la competencia para entender qué estrategias están funcionando en otros locales y cómo se puede mejorar tu oferta.

Segmentación del Público: Analizar y segmentar la base de clientes para adaptar mejor las ofertas y promociones a diferentes grupos.

Retroalimentación: Recopilar y analizar la retroalimentación de los asistentes y artistas después de cada evento para identificar éxitos y áreas de mejora.

Desempeño de los Eventos: Evaluar el desempeño financiero y logístico de los eventos para ajustar futuras programaciones y estrategias de marketing.

Objetivos a Largo Plazo: Establecer objetivos a largo plazo y diseñar planes estratégicos para alcanzarlos, incluyendo expansión, diversificación de eventos y mejora de instalaciones.

Adaptabilidad: Ser flexible y estar dispuesto a ajustar las estrategias en respuesta a cambios en el mercado, regulaciones y feedback del cliente.

Nuevas Ideas: Fomentar un ambiente donde el equipo pueda proponer y probar nuevas ideas para mejorar la experiencia del cliente y la eficiencia operativa.

Tecnología y Tendencias: Estar al tanto de las nuevas tecnologías y tendencias en la industria musical para incorporarlas en el negocio y mantener la relevancia.

Gestión Financiera.

Una vez que damos puerta por primera vez no hay marcha atrás, comienza la vorágine donde casi no hay tiempo para destinarle a evaluaciones, planificaciones y cambios en los aspectos financieros. Es como estar todos los días en un rodaje que no termina nunca y los presupuestos se van acotando. Cuanto más ordenado tengamos el proyecto mejores condiciones para distribuir responsabilidades tendremos y así el tiempo de supervisar área por área para conocer aspectos a modificar.

Presupuestos Detallados: Crear presupuestos detallados para todas las áreas operativas, incluyendo marketing, personal, mantenimiento y programación de eventos.

Proyecciones Financieras: Realizar proyecciones financieras a corto y largo plazo para prever ingresos y gastos, y planificar en consecuencia.

Monitoreo Constante: Llevar un monitoreo constante de todos los gastos para identificar áreas donde se pueda reducir costos sin afectar la calidad del servicio.

Negociación con Proveedores: Negociar con proveedores para obtener mejores precios y condiciones, optimizando así el gasto operativo.

Múltiples Fuentes de Ingresos: Diversificar las fuentes de ingresos más allá de la venta de entradas, incluyendo la venta de alimentos y bebidas, mercancía, y eventos privados.

Eventos Especiales y Patrocinios: Organizar eventos especiales y buscar patrocinios para generar ingresos adicionales.

Flujo de Caja: Mantener un control riguroso del flujo de caja para asegurar que siempre haya suficiente efectivo disponible para cubrir los gastos operativos.

Reservas Financieras: Establecer fondos para manejar imprevistos y asegurar la continuidad del negocio.

Registros Precisos: Mantener registros contables precisos y actualizados para facilitar auditorías y cumplir con las obligaciones fiscales.

Revisión Periódica: Realizar revisiones financieras periódicas para identificar errores o ineficiencias y corregirlos a tiempo.

Reinversión de Ganancias: Reinvertir una parte de las ganancias en mejoras del local, tecnología y capacitación del personal para asegurar un crecimiento sostenible.

Planificación de Capital: Planificar y gestionar inversiones de capital para proyectos grandes, como renovaciones o expansiones.

Ser un buen vecino.

No te olvides que necesitamos que el barrio valore tu espacio, por lo que debe ser el primero en no causar molestias. Esto es asumir el compromiso de sumar valor al vecindario, serás un espacio que convoque gente de otras localidades a visitarlo. Estacionarán, caminarán y consumirán los servicios que el barrio pueda ofrecer, el público debe llevarse la mejor impresión posible. Para ello podes tener la iniciativa de guiar al visitante a lograr que su estadía no altere su vida cotidiana.

Diálogo Abierto: Mantener un diálogo abierto con los residentes y negocios locales para entender sus preocupaciones y necesidades.

Reuniones Comunitarias: Ofrece el espacio para organizar reuniones con la comunidad para discutir cualquier problema y buscar soluciones en conjunto.

Calendario de Eventos: Informar a los vecinos sobre el calendario de tus eventos, especialmente aquellos que pueden generar ruido o tráfico adicional.

Actualizaciones Regulares: Enviar actualizaciones regulares a través de correos electrónicos o redes sociales para mantener a la comunidad informada sobre las actividades del local.

Ruido: Implementar una política estricta de control del ruido, asegurando que el sonido no exceda los niveles permitidos y que las puertas y ventanas estén cerradas durante los eventos.

Aislamiento Acústico: Invertir en aislamiento acústico para reducir la propagación del sonido hacia el exterior.

Planificación del Estacionamiento: Proveer soluciones adecuadas de estacionamiento para los asistentes, para evitar congestión y molestias a los vecinos.

Transporte Público y Compartido: Fomentar el uso de transporte público, bicicletas y compartir vehículos para reducir el impacto del tráfico.

Eventos Comunitarios: Organizar eventos que beneficien a la comunidad local, como conciertos gratuitos, actividades culturales y programas educativos.

Apoyo a Iniciativas Locales: Participar y apoyar iniciativas locales, como limpieza del barrio, proyectos de embellecimiento o eventos a beneficio.

Establecer un sistema efectivo para recibir y responder a quejas de los vecinos de manera oportuna y efectiva.

Soluciones Proactivas: Buscar soluciones proactivas para cualquier problema que surja, demostrando un compromiso genuino con el bienestar de todos los vecinos.

Conclusión.

Esta guía práctica es esencial para guiar a los administradores de los espacios culturales hacia una operación eficiente buscando ser exitosa, destacando la importancia de mantener relaciones positivas con la comunidad, cumplir con las regulaciones legales municipales y gestionar sus finanzas de manera efectiva. 

Buscamos proporcionar estrategias detalladas sobre planificación a largo plazo, innovación y sostenibilidad, así como la recopilación y análisis de datos vitales para mejorar continuamente la experiencia del público asegurando la viabilidad del espacio. 

Proponemos un enfoque que permita a nuestros espacios de música en vivo, sea de la categoría que sea, prosperar y contribuir positivamente a su entorno. Esto es necesario para todo el sector, para motivar a la comunidad a que abrace y proteja nuestros espacios.