No se puede ganar todos los partidos, empatar o perder es parte del juego. La cagada es cuando el equipo de media tabla se encuentra peleando en la zona de descenso y no hay margen para perder puntos, hoy más que nunca hay que llenar la cancha. En el fútbol posiblemente la amenaza por descender de categoría provoque el acompañamiento incondicional del público hacia el equipo, en las buenas y en las malas se canta, pero en nuestra actividad esto no ocurre, los malos resultados provocan varios efectos negativos tanto a corto como a largo plazo, afectando a los artistas, organizadores y al espacio.
Muchas veces hay que enfrentar salas a medio llenar o casi vacías, donde la venta de entradas anticipadas no llega al 10% y el clima comienza a tornarse difícil. La gente compra en puerta decimos buscando algo de esperanza. Pero la realidad es que uno no imagina ni a palos que un 90% de tickets se vendan en puerta, nos conformaríamos por lo menos con un 25% para cubrir algunos gastos y amortiguar un poco el impacto en la moral.
No convocar público tiene sus efectos, financieros y emocionales, ambos van siempre de la mano, sobreponerse a este panorama es clave.
Vender tickets nos expone al fracaso, por más que lo disfracemos de aprendizaje y frases de linkedin, internamente uno siente que el proyecto no logra motivar al público a comprar la entrada, que no le interesa a nadie.
A la hora de buscar soluciones es necesario ver en qué se falló y cómo fue que llegamos a esto.
Dentro de las causales, los factores externos por lo general son condicionantes que uno no puede manejar, desde el clima hasta los acontecimientos que acaparan la atención pública previo al evento. Puertas adentro, las teorías en camarines apuntan a varios factores, que si bien es una sumatoria de causales, hay una que no falla, la que actúa de fusible para quitarle peso a cuestiones de egos artísticos y de producción, y esto es que faltó difusión. Y si… esto bien comunicado era otra cosa. El pibe encargado de la prensa deja el celular y mira como diciendo ¿qué?.
Asegurar la difusión del show o del festival en diversas plataformas, desde prensa escrita y online hasta radio y televisión a veces no alcanza. Por más cobertura que uno logre siempre estará en el foco de la tormenta el trabajo de prensa por una baja convocatoria de público. El agente de prensa lo sabe y debe realizar un clipping de medios para obtener herramientas que permitan mejorar su estrategia de comunicación, y de paso demostrar que no todo se trata de la prensa. No hace milagros.
Una buena estrategia de comunicación no logra milagros, cierto, pero tampoco es ajena a ser un factor decisivo en la convocatoria de público.
Cuando trabajamos con bandas de otras latitudes, un espacio o productor local juega en su cancha, por lo que la campaña de comunicación se trazará en línea con su base de datos, la presencia en los medios locales depende de la relación que establece el agente de prensa con sus contactos, lograr mayor presencia en determinados medios es una tarea que requiere habilidades y experiencia, y sobre todo, insistencia.
Contar con un agente de prensa es fundamental, por eso resaltamos tanto la incorporación de los oficios ligados a la producción, que muchas veces por cuestiones de presupuesto o tiempo no son tenidos en cuenta. Tener alguien que maneje el instagram no es prensa. Entonces si no vas a incorporar personal para este tipo de tareas tendrás que asumir el rol lo más profesional posible y destinarle tiempo. Sino desmantela el escenario y vende birra con el pibe que maneja instagram.
Vamos a detallar lo más esencial posible las funciones de un agente de prensa, ya que su responsabilidad incluye toda gestión de comunicación que se realice entre tu espacio y los medios, entre los shows y tu público.
- Relaciones con los Medios: Establecen y mantienen relaciones con periodistas y otros profesionales de los medios. Esto incluye enviar comunicados de prensa, gacetillas, gestionar solicitudes de entrevistas y coordinar acreditaciones de prensa.
- Base de datos: La clave de toda campaña. No hace falta tener mil contactos, sólo los necesarios separados en categorías, puede haber shows que sea más importante su presencia en diario impreso que en redes sociales. Tener ese panorama requiere de investigación, ¿hace falta salir en un medio online que cubre sólo accidentes de tránsito?, ¿es mejor mandar email al medio o la casilla personal del periodista?, ¿qué medios consumen los distintos tipos de audiencia de mi ciudad?.
- Contenido Promocional: Creación y distribución de comunicados de prensa, en artículos, boletines y otros materiales promocionales. El diseño del contenido se diagrama de acuerdo a los medios a cubrir.
- Cobertura Mediática: Asegurar la cobertura mediática del show en diversas plataformas, desde la prensa escrita y online hasta radio y televisión. Esto puede implicar negociar con medios para obtener menciones, reportajes o transmisiones en vivo.
- Coordinación de Entrevistas: Organizar entrevistas entre los artistas y los medios de comunicación días previos al show. Esto incluye coordinar horarios, preparar a los artistas y asegurar que las entrevistas se realicen sin problemas.
- Gestión de Crisis: En caso de situaciones adversas, como cancelaciones de artistas, problemas logísticos, bardo con el municipio, los agentes de prensa gestionan una rápida comunicación para mitigar el impacto negativo y mantener una imagen positiva del espacio.
- Estrategia de Comunicación: Desarrollan y ejecutan la estrategia de comunicación del show con una agenda programada, orientando todos los mensajes y campañas promocionales hacia el objetivo de lograr una óptima difusión del evento.
- Monitoreo y Análisis: Monitorean la cobertura mediática y analizan el impacto de las campañas de comunicación, esta información es crucial para ajustar estrategias y mejorar la comunicación del espacio.
- Redes Sociales: A veces puede ser un equipo separado, los agentes de prensa a menudo trabajan en estrecha colaboración con los responsables de las redes sociales para asegurar una misma línea de contenidos y estética, con mensajes coherentes para maximizar el alcance.
Lo que no se ve y no se escucha no existe, por lo que mantener ordenada y actualizada la base de datos de los contactos de prensa es indispensable para que las campañas lleguen a destino. Si un periodista cambió de medio, si hay un nuevo influencer en la ciudad, si los mails rebotan, requiere de tiempo para sentarse y organizar.
Meter un sold out es más que prensa, como una sala vacía también lo es. Entonces saquemos un poquito el dedo acusador al agente de prensa y veamos lo exigente que es su tarea, no todo es dar acreditaciones de prensa, sortear entradas y remeras, hay un arduo trabajo detrás de comunicar un show.
Aquí una plantilla descargable de gacetilla de prensa pero me olvide de adjuntar el archivo, es que no hago prensa.
